Кабинет информатики Сборник практических работ по MS Access. Автор Осипова С. Л. гимназия 39©

Практическая работа 1: Создание базы данных, состоящей из одной таблицы Практическая работа 2: Создание базы данных, состоящей из двух таблиц Практическая работа 3: Создание базы данных, состоящей из трех таблиц Практическая работа 4: Применение форм Практическая работа 5: Создание и использование запросов Практическая работа 6: Создание и использование запросов (продолжение) Практическая работа 7: Создание отчетов  литература     назад

 

Сборник практических работ по Microsoft Access

Перед вами сборник практических работ, который поможет вам ознакомиться с работой в среде MS Access.

Все практические работы созданы для 10-го класса по материалам книги И. Зотовой "Практикум по Access", с модификацией под Access-2003.

Вы можете посмотреть темы проектов БД, критерии оценки, технологическую карту, пример отчета по проекту БД, созданного после изучения темы.

Вы можете пройти тест на знание основ СУБД Access

 Предлагается раздел для изучения СУБД  Access в 9-х классах при 34 часовой годовой программе по  ИиИКТ.

Замечания, пожелания Вы можете написать здесь.

Предварительные сведения

Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) - создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редакторе можно подготовить много разных документов, так в СУБД Access можно создать много разных баз данных.

Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию.

  1. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения.
  2. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.
  3. Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.
  4. При коллективном использовании СУБД Access дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.

Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расширением mdb. При запуске СУБД Access появляется меню для работы с компонентами базы данных. Пример такого меню представлен на рис.1.


Рис. 1

Ниже описываются компоненты базы данных, которые будут рассматриваться в данном практикуме.

Таблицы. Основная информация хранится в таблицах.

Таблица - совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки - записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей - 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходимо открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов. Ключевое поле - поле с уникальными записями. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам; ключ может состоять из одного или из нескольких полей.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.

В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать записи. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой.

Формы. Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.

С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде - в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позволяют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значения полей, добавлять и удалять записи. Все элементы, добавляемые в форму, а именно, поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии, являются элементами управления: Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.

Запросы. Запрос - это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос-изменение изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.

Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Элементы выражения в запросах могут быть связаны операторами:
арифметическими: *, +, -, /, ^;
сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;
логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);
Like - для использования логики замены в выражениях, In - для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;
Between...And - для выбора значений из определенного интервала.

Между условиями в разных полях одного столбца выполняется логическая операция ИЛИ (Or). Она истинна, когда истинно хотя бы одно из входящих в список условий.

Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция И (And). Она истинна, когда истинны все входящие в список условия.

Отчеты. Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать, и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

Макросы и модули. Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Модуль - это программа на языке Access Basic. В данном практикуме макросы и модули не рассматриваются.

 

на верх