Работа в Microsoft Excel 2010

Лекция: Работа с данными

В лекции изучаются вопросы работы с данными. Показаны процедуры поиска и замены данных, как на одном листе, так и во всей книге. Подробно рассмотрены правила и порядок сортировки данных. Показаны возможности простой и многоуровневой сортировки. Показана возможность сортировки части диапазона. Описаны возможности отбора (выборки) данных с использованием фильтров. Показана процедура установка фильтров и настройки параметров отбора, в том числе по значению, по условию, по формату, выборка наибольших и наименьших знаний, а также отбор данных по конкретной ячейке. Показана возможность поиска и удаления повторяющихся данных.

Поиск и замена данных

Поиск данных

Поиск данных можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге.

  1. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Найти и выделить и выберите команду Найти (рис.11.1).

    Поиск данных

    увеличить изображение
    Рис. 11.1.  Поиск данных
  2. В поле Найти вкладки Найти окна Найти и заменить введите искомые данные (рис.11.2). При поиске можно использовать подстановочные знаки: * (звездочка) заменяет любое количество любых символов; ? (знак вопроса) заменяет один любой символ.

    Ввод искомых данных

    увеличить изображение
    Рис. 11.2.  Ввод искомых данных
  3. Для расширения возможностей поиска во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить (см. рис.11.2) нажмите кнопку Параметры. При этом появятся новые элементы диалогового окна (рис.11.3).

    Расширенные возможности поиска данных

    увеличить изображение
    Рис. 11.3.  Расширенные возможности поиска данных
  4. В списке Искать (см. рис.11.3) выберите область поиска: на листе или в книге. Во втором случае будут просматриваться данные всех листов книги (за исключением скрытых).
  5. В списке Область поиска выберите способ поиска: по формулам (формулы) или по значениям ячеек (значения). Например, ячейка может показывать значение "100", но содержать формулу =А8*25. При поиске числа "100" по формулам эта ячейка найдена не будет. При поиске числа "100" по значениям эта ячейка будет найдена. Поиск также можно выполнять по примечаниям, добавленным к ячейкам.
  6. Установите флажок Учитывать регистр, если при поиске необходимо различать прописные и строчные буквы.
  7. Установите флажок Ячейка целиком для обеспечения поиска точного совпадения с набором символов, заданным в поле Найти, а не всех слов, в которые искомое слово входит как составная часть. Например, при поиске слова "Град" как имени собственного, установка указанных флажков позволит избежать нахождения таких слов как: град, ограда, награда, Градосельский, градостроительство, градирня и др.
  8. Нажмите кнопку Найти далее для нахождения ближайшей ячейки, содержащая искомое значение. Найденная ячейка будет выделена, а ее содержимое отображено в строке формул.
  9. Нажмите кнопку Найти все для отображения списка всех ячеек листа или книги, содержащих искомое значение (рис.11.4). Для перехода к нужной ячейке щелкните мышью по ее записи в списке.

    Результаты поиска данных

    увеличить изображение
    Рис. 11.4.  Результаты поиска данных

С использованием вкладки Найти диалогового окна Найти и заменить можно искать не только конкретные данные, но и элементы оформления ячеек.

Замена данных

Замену данных, так же как и поиск, можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге.

  1. В группе Редактирование вкладки Главная щелкните по кнопке Найти и выделить и выберите команду Заменить (см. рис.11.1).
  2. В поле Найти вкладки Заменить окна Найти и заменить введите искомые данные, а в поле Заменить на - заменяющие данные (рис.11.5).

    Ввод данных для поиска и замены

    увеличить изображение
    Рис. 11.5.  Ввод данных для поиска и замены
  3. Так же как и при поиске данных, для расширения возможностей замены во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Параметры и установите особенности поиска и замены.
  4. Для замены данных на всем листе (книге) нажмите кнопку Заменить все, после чего выйдет сообщение о количестве произведенных замен. Если же требуется заменить только некоторые из искомых данных, то следует последовательно нажимать кнопку Найти далее и после нахождения требуемого значения нажать кнопку Заменить.

С использованием вкладки Заменить диалогового окна Найти и заменить можно заменять не только конкретные данные, но и элементы оформления ячеек.


Сортировка данных

Правила сортировки

Общие правила

Сортировка - расположение данных на листе в определенном порядке.

Чаще всего необходимо сортировать строки с данными. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки.

Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки.

Поскольку при сортировке Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется.

При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов.

Скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Тем не менее при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются. Прежде чем приступать к сортировке, рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и столбцы.

Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам.

Порядок сортировки

По возрастанию

При сортировке по возрастанию используется следующий порядок.

Числа

Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

Буквенно-цифровая сортировка

При сортировке алфавитно-цифрового текста сравниваются значения по знакам слева направо. Например, если ячейка содержит текст "Дом100", она будет поставлена после ячейки, содержащей запись "Дом1", и перед ячейкой, содержащей запись "Дом12".

Текст, в том числе содержащий числа, сортируется в следующем порядке:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я

Апострофы (') и дефисы (-) игнорируются с единственным исключением: если две строки текста одинаковы, не считая дефиса, текст с дефисом ставится в конец.

Если предназначенный для сортировки столбец содержит как числа, так и числа с текстом (например, 1, 1а, 2, 2а), все они должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними числа с текстом.

Логические значения

Логическое значение ЛОЖЬ ставится перед значением ИСТИНА.

Значения ошибки

Все значения ошибки равны.

Пустые значения

Пустые значения всегда ставятся в конец.

По убыванию

При сортировке по убыванию порядок заменяется на обратный, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка.

По форматам

Порядок сортировки по цвету ячеек, цвету шрифта, и по значкам настраивается пользователем.

Сортировка по значениям одного столбца

Простейшая сортировка производится по данным одного столбца.

  1. Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица.
  2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Например, для сортировки по столбцу "Выпускников" следует выделить любую ячейку столбца D (рис.11.6)

    Простая сортировка

    увеличить изображение
    Рис. 11.6.  Простая сортировка

Название команды в меню (см. рис.11.6) зависит от типа сортируемых данных (числа, текст или календарные данные).

Для сортировки можно также использовать кнопки группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (рис.11.7).

Простая сортировка

увеличить изображение
Рис. 11.7.  Простая сортировка

Кроме того, для сортировки таблицы по данным одного столбца можно использовать автофильтр.

Сортировка по формату

  1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.
  2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная (см. рис.11.6) и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис.11.7).
  3. В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите цвет или значок (рис.11.10). Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться в верхней части сортируемого диапазона. При желании или необходимости в рядом расположенном раскрывающемся списке можно выбрать Внизу, чтобы строки располагались в нижней части диапазона данных

    Настройка сортировки по формату ячеек

    увеличить изображение
    Рис. 11.8.  Настройка сортировки по формату ячеек
  4. В окне Сортировка (см. рис.11.8) нажмите кнопку Копировать уровень и после того, как появится новая строка, щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите другой цвет (значок). Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться ниже. Повторите это действие для других цветов (значков).
  5. После выбора всех необходимых цветов (значков) нажмите кнопку ОК (рис.11.9).

    Настройка сортировки по формату ячеек

    увеличить изображение
    Рис. 11.9.  Настройка сортировки по формату ячеек

Пользуясь кнопками Вверх и Вниз окна Сортировка (см. рис.11.9) можно изменять последовательность уровней сортировки.

Ошибочно созданный или не нужный уровень сортировки можно удалить.

  1. Выделите строку в окне Сортировка (см. рис.11.9).
  2. Нажмите кнопку Удалить уровень.

Сортировка по нескольким столбцам

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы "Отдел" и "Сотрудник", сначала можно отсортировать строки по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.

  1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.
  2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная (см. рис.11.6) и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис.11.7).
  3. В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (значение, цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите направление сортировки или цвет (значок).
  4. В окне Сортировка (см. рис.11.8) нажмите кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок сортировки. Повторите это действие для других столбцов.
  5. После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК (рис.11.10).

    Настройка сортировки по нескольким столбцам

    увеличить изображение
    Рис. 11.10.  Настройка сортировки по нескольким столбцам

Сортировка части диапазона

Можно сортировать часть данных таблицы, например, только данные одного столбца без влияния на другие столбцы.

  1. Выделите ячейки сортируемого диапазона.
  2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Или нажмите соответствующую кнопку группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис.11.7).
  3. В появившемся предупреждении (рис.11.12) установите переключатель сортировать в пределах указанного диапазона и нажмите кнопку Сортировка.

    Сортировки части диапазона

    увеличить изображение
    Рис. 11.11.  Сортировки части диапазона

Будьте осторожны при использовании этого средства. Сортировка по одному столбцу диапазона может привести к нежелательным результатам, например, перемещению ячеек в этом столбце относительно других ячеек строки.

Отбор данных

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции.

Установка фильтра

Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются.

  1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры.
  2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр (рис.11.12) или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис.11.7)

    Установка фильтров

    увеличить изображение
    Рис. 11.12.  Установка фильтров
  3. После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков (ячейки строки A1:F1 в таблице на рис.11.13).

    Таблица с установленными фильтрами

    увеличить изображение
    Рис. 11.13.  Таблица с установленными фильтрами

Для удаления фильтров выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры, нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр (см. рис.11.12) или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные (см. рис.11.7)

Фильтры автоматически устанавливаются при оформлении "таблицы" и автоматически удаляются при преобразовании "таблицы" в обычный диапазон.

Работа с фильтром

Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки (рис.11.14).

Использование фильтра

увеличить изображение
Рис. 11.14.  Использование фильтра

Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице. Например, в таблице на рис.11.15 произведен отбор данных по столбцу B (2009) и столбцу F (4,8).

Таблица с отобранными данными с использованием фильтра

увеличить изображение
Рис. 11.15.  Таблица с отобранными данными с использованием фильтра

Количество столбцов, по которым производится выборка, не ограничено.

Отбор по значению

Можно выбрать строки по одному или нескольким значениям одного или нескольких столбцов.

  1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
  2. Отметьте флажками значения, по которым производится отбор (рис.11.16). Нажмите кнопку ОК.

    Отбор по значению

    увеличить изображение
    Рис. 11.16.  Отбор по значению

При работе с календарными значениями автоматически производится группировка данных и выборку можно производить не только по конкретным значениям, но и по периодам: год или месяц (рис.11.17).

Отбор календарных данных по периоду

увеличить изображение
Рис. 11.17.  Отбор календарных данных по периоду

Отбор по формату

Можно выбрать строки по цвету ячейки, цвету текста или значку одного или нескольких столбцов.

  1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
  2. Выберите команду Формат по цвету, а затем в подчиненном меню выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок (рис.11.18). Нажмите кнопку ОК.

    Отбор по формату

    увеличить изображение
    Рис. 11.18.  Отбор по формату

Отбор по условию

Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию.

Условие можно применять для числовых значений.

  1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
  2. Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие (рис.11.19).

    Отбор по условию для числовых значений

    увеличить изображение
    Рис. 11.19.  Отбор по условию для числовых значений
  3. При использовании условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр (рис.11.20). Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры.

    Задание значения условия для числовых значений

    увеличить изображение
    Рис. 11.20.  Задание значения условия для числовых значений

Некоторые особенности имеет применение условий для дат.

  1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
  2. Выберите команду Фильтры по дате, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие (рис.11.19).

    Отбор по условию для дат

    увеличить изображение
    Рис. 11.21.  Отбор по условию для дат
  3. При использовании условий: До, После или Между установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр (рис.11.22). Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры. Можно также щелкнуть по кнопке Выбор даты и выбрать значение даты из календаря.

    Задание значения условия для дат

    увеличить изображение
    Рис. 11.22.  Задание значения условия для дат

Условия можно использовать при отборе и для текстовых значений.

  1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
  2. Выберите команду Текстовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие (рис.11.23).

    Отбор по условию для текстовых значений

    увеличить изображение
    Рис. 11.23.  Отбор по условию для текстовых значений
  3. При использовании условий: равно, не равно, содержит, не содержит, начинается с, не начинается с, заканчивается на, не заканчивается на установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр (рис.11.24). Значение условия обычно вводят с клавиатуры.

    Задание значения условия для текстовых значений

    увеличить изображение
    Рис. 11.24.  Задание значения условия для текстовых значений

Во всех случаях при использовании окна Пользовательский автофильтр одновременно можно применять два условия отбора, объединяя их союзом И, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется, чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них.

Отбор наибольших и наименьших значений

Для числовых значений можно отобрать строки по наибольшим или наименьшим значениям в каком-либо столбце.

  1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.
  2. Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите команду Первые 10 (рис.11.25).

    Отбор максимальных или минимальных значений

    увеличить изображение
    Рис. 11.25.  Отбор максимальных или минимальных значений
  3. В окне Наложение условия по списку (рис.11.24) установите количество (или процент от общего числа) отбираемых элементов, выберите принцип отбора (наибольшие или наименьшие значения) и режим отбора: отображение строк с наибольшими или наименьшими значениями (элементов списка) или отображение строк с набольшими или наименьшими значениями в процентном отношении (% от количества элементов).

    Установка параметров отбора максимальных или минимальных значений

    увеличить изображение
    Рис. 11.26.  Установка параметров отбора максимальных или минимальных значений

Кроме того, можно выбрать значения выше или ниже среднего (см. рис.11.25).

Отбор по ячейке

Данные можно быстро отфильтровать с помощью условия, отражающего характеристики содержимого активной ячейки.

  1. По ячейке щелкните правой кнопкой мыши.
  2. В контекстном меню выберите команду Фильтр, а затем в подчиненном меню принцип отбора: по значению в ячейке, цвету ячейки, цвету текста или значку (рис.11.27).

    Отбор по ячейке

    увеличить изображение
    Рис. 11.27.  Отбор по ячейке

Отказ от отбора

  1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому произведен отбор.
  2. Выберите команду Снять фильтр.

Удаление дубликатов данных

При работе с таблицами может возникнуть необходимость поиска и удаления повторяющихся данных.

  1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне, в котором необходимо удалить дубликаты данных.
  2. В группе Работа с данными вкладки Данные нажмите кнопку Удалить дубликаты. В окне Удалить дубликаты отметьте столбцы, в которых следует искать повторяющиеся данные (рис.11.28). Нажмите кнопку ОК.

    Удаление повторяющихся данных

    увеличить изображение
    Рис. 11.28.  Удаление повторяющихся данных

Удалены будут целиком строки, содержащие в указанном столбце повторяющиеся данные. В информационном окне с результатами поиска и удаления (рис.11.29) нажмите кнопку ОК.

Отчет об удалении повторяющихся данных

увеличить изображение
Рис. 11.29.  Отчет об удалении повторяющихся данных
© INTUIT.ru, 2003-2010. Все права защищены