Что такое электронная почта и как с ней бороться

        Электронная почта "родилась" осенью 1971 г. Профессор Рей Томплисон, автор первой в истории почтовой программы, а ныне ведущий инженер компании BBN Technologies вспоминает, что первое письмо, набранное большими заглавными буквами, было послано с одного компьютера на другой, стоявший по соседству. Несколько позже сообщение было послано на компьютер, расположенный достаточно далеко от первого. Кстати, именно Томплисон предложил значок "@" для отделения имени пользователя от имени компьютера.
       Удобства этого способа передачи данных по сравнению с любыми другими — неоспоримы. Документ передается в электронном виде и сразу же, без предварительной подготовки, может быть отправлен дальше в работу — отредактирован, выведен на печать с любым необходимым качеством, переведен на другой язык, переправлен на другой компьютер. К электронному письму можно прикрепить дополнительно несколько файлов — текстовых, архивированных, графических, звуковых, да каких угодно, лишь бы их размер не превышал лимит, установленный вашим провайдером. За несколько секунд можно разослать одно сообщение сразу множеству адресатов по электронной почте и, что очень важно, получить подтверждение о его прочтении.
       Но самое главное достоинство электронной почты — это скорость передачи сообщений. Отправленное письмо будет доставлено на другой конец планеты через несколько секунд. Следует также учесть и финансовый фактор: отправляя электронное письмо в другой город или за границу, вы платите лишь за подключение по местным сетям к местному провайдеру Интернет.
       Доступ к электронной почте осуществляется практически в любой точке планеты — для этого достаточно иметь портативный компьютер (ноутбук) и мобильный телефон. В особо отдаленных местностях "мобилка" должна обеспечивать спутниковую связь. Правда, последнее достаточно дорого стоит.
       Безусловно, развитие электронной почты не отменяет факсимильную связь, которая остается удобным средством для передачи коротких информационных сообщений, не требующих дальнейшей обработки — например, от руки нарисованная схема заезда на объект и переданная в диспетчерскую фирмы, которая осуществляет доставку вашего заказа, короткий прайс-лист с небольшим числом позиций и прочие подобные документы.
       Одна из возможностей электронной почты — это организация прямых контактов между людьми, минуя всевозможные посреднические структуры. Но на этом пути стоит ряд барьеров. Если потенциальный клиент или партнер попытается связаться с заинтересовавшей его фирмой посредством электронной почты, то в более чем половине случаев его постигнет неудача. Что интересно, практически всегда и достаточно оперативно на электронные письма отвечают частные предприниматели и малые предприятия, не отягощенные чрезмерным бюрократическим аппаратом. В большинстве малых частных предприятий письмо поступает непосредственно к человеку, уполномоченному предпринять ответные действия — выслать запрашиваемый клиентом прайс или иной документ, рассмотреть деловое предложение возможного партнера или вообще как-либо отреагировать на полученную информацию. В больших фирмах, где служит много людей и каждый отвечает за определенный участок работы, входящая почта может попасть к лицу незаинтересованному, который, исходя из собственных интересов, имеет возможность заблокировать любое сообщение.
       Необходимо отметить, что блокировка почтовых сообщений часто применяется для борьбы с так называемым спамом. Спам — это безадресные рекламные сообщения, рассылаемые всевозможными сетевыми маркетинговыми компаниями и просто людьми, пытающимися любыми путями привлечь к себе внимание. Отличить классический спам от простого электронного письма очень легко: обычно в спаме отсутствуют данные о получателе и отправляется он в основном с бесплатных почтовых серверов (их список очень велик, наиболее известные — Yahoo!, Hotmail, mail.ru и т.д.).
       Руководителю фирмы также необходимо знать, что все сетевые данные, в том числе и почтовые адреса фирмы и ее сотрудников, получающих электронную корреспонденцию по делам фирмы на ее компьютеры, должны быть закреплены за вышеуказанной фирмой и оформлены не на частное, а на юридическое лицо. Адреса электронной почты сотрудников, которые используются в производственной деятельности, должны принадлежать фирме и быть обезличены, чтобы, например, при увольнении конкретного человека процесс не остановился. То есть менеджер должен иметь адрес в виде "manager@фирма", и ни в коем случае не в виде "Ivanov@фирма". При несоблюдении этого простого правила любой сотрудник, посвященный в основные секреты предприятия, при увольнении продолжает получать информацию от его клиентов на совершенно другой компьютер, в совершенно другом месте, на свой личный адрес, и будет с успехом использовать эту информацию на новом месте работы, вероятнее всего, — у ваших конкурентов.
       Одна из постоянных ошибок, допускаемых пользователями, — это организация почтового адреса на бесплатных почтовых серверах. На самом деле в бизнес-среде считается недопустимо плохим тоном иметь адрес типа "фирма@hotmail.com" или "фирма@mail.ru" и прежде всего потому, что их услуги анонимны и больше подходят для знакомств, флирта и любовной переписки через Сеть, но никак не для деловой корреспонденции. Кроме того, почтовые ящики на этих серверах имеют малый объем (не удивительно — ведь они бесплатны!). Еще один недостаток — в большинстве из них для получения корреспонденции необходимо входить в Интернет. Однако существуют менее известные бесплатные почтовые серверы, которые позволяют получать почту и почтовой программой, и в Интернете, отличаясь при этом корректной и стабильной работой. Для Украины таким сервером стал "Ukr.net" (www.freemail.ukr.net).
       Еще одна ошибка многих руководителей — попытки чрезмерной экономии на расходах, связанных с доступом в Интернет. Все провайдеры, предоставляющие услуги доступа к Сети и, соответственно, доступа к электронной почте, делятся на две категории — основные и субпровайдеры. Основные провайдеры всем широко известны, их реклама постоянно появляется на самых видных местах в престижных изданиях, но услуги их достаточно дороги, поскольку соответствуют определенным стандартам качества. Субпровайдеры — это посредники на рынке доступа в Интернет. Обычно они выкупают канал доступа к провайдеру, а своим клиентам продают доступ в Сеть через свой сервер. Их расчет построен на том, что все равно одновременно все пользователи в Сеть не ринутся. В таком случае тому количеству пользователей, которые входят в Интернет одновременно, обеспечивается приемлемое качество услуг. Естественно, эти услуги стоят намного дешевле.
       Но и здесь есть подводные камни. Если ваша фирма действительно не может себе позволить постоянный доступ в Сеть по телефонной или выделенной линии, а "нырять" в Интернет надо достаточно часто, то имеет смысл организовать себе два или больше подключений. При этом качественное и надежное, но более дорогое подключение можно использовать для "прокачки" электронной почты, а более медленное и дешевое — для выхода в Сеть, например, с целью поиска какой-либо интересующей вас информации. Скорость загрузки веб-страницы не имеет решающего значения, если после ее открытия тратится около 30 минут на изучение ее содержимого.
       Обычно разделение доступа для электронной почты и Интернет оправдывает себя. Например, в Киеве, используя карточное подключение к одному из основных провайдеров и получая корреспонденцию четыре-пять раз в день, что вполне достаточно для оперативной работы, вы будете тратить в месяц на электронную почту не более 10 — 20 грн. Для надежного подключения имеет значение географическое расположение офиса и АТС провайдера, исходя из соображений надежного дозвона и более качественного соединения с провайдером. Тем более, что цены у основных операторов этого рынка примерно одинаковы.
       Еще одна особенность, на которую следует обратить внимание: частая смена провайдеров и адресов сотрудников ведет к изменению адресов вашей электронной почты. Заканчивается это тем, что партнеры и клиенты вас просто теряют в безбрежном информационном океане. Адрес электронной почты — как номер телефона или адрес офиса. Если он меняется хотя бы раз в год, то это вызывает сбои в прохождении документов. Всякий раз, меняя адрес электронной почты, необходимо заранее оповещать всех своих действующих и возможных партнеров и клиентов, сообщать о всех изменениях в рекламных изданиях, а это предполагает определенные затраты. При смене адреса электронной почты рекомендуется вводить на некоторое время параллельную работу двух адресов — старого и нового.
       Однако меняя провайдера услуг Сети, вовсе не обязательно менять адрес электронной почты. Даже при переезде в новый офис вам всего лишь придется перенастроить подключение к почтовому серверу. С этой точки зрения еще раз следует подчеркнуть важность закрепления адресов почты за юридическим лицом и правильный подход в выборе провайдера и почтового сервера, чтобы обеспечить себя связью при любых переменах обстоятельств. Соблюдение этих простых правил гарантирует вам стабильность информационных потоков вашего бизнеса.

Игорь СМИРНОВ
ingwar@i.com.ua